Les différents échanges que nous avons pu avoir avec différentes administrations et leurs représentants nous ont aidé à améliorer notre qualité de service afin de l’optimiser dans le traitement des demandes diverses et spécifiques, propres aux marchés publics.

Afin de permettre aux administrations le désirant de pouvoir effectuer des commandes, devis, procédure de SAV en ligne, la société Netram s’est dotée d’un site possédant diverses fonctionnalités à même de répondre aux besoins des administrations.

La réactivité est au coeur de notre méthodologie afin de répondre dans la demi-journée aux demandes de devis, précisions où autres; deux interlocuteurs expérimentés répondront aux sollicitations de l’administration.

Ainsi la mise en place d’une vitrine reprenant les produits du ou des bordereaux unitaires ainsi que les tarifs définis dans ce(s) derniers donnent aux interlocuteurs un accès direct aux produits et aux tarifs, facilitant leurs commandes.

Ces interlocuteurs seront les mêmes durant l’ensemble de la durée du marché, de ce fait, ils connaitront rapidement les spécificités du dossier et pourront faire le lien efficacement entre les différents intervenants (Constructeurs, Transporteurs, Services internes…)

Cette vitrine est évolutive et les produits pourront être ajoutés ou supprimés à la demande de l’administration. Une fois connecté, la remise accordée à l’administration se répercute directement sur l’ensemble des produits proposés sur le site Netram.fr ; les utilisateurs auront également la possibilité de créer eux-mêmes en ligne leurs devis, ces derniers faisant apparaître les numéros de marché, taux de remise appliqué, prix avant et après remise ainsi qu’un champ libre pour l’appellation de la pièce.

Les utilisateurs par le biais de leurs comptes auront accès aux documents de ventes (factures, bon de livraisons, avoirs…) ainsi qu’aux tracking liés à leurs commandes.

La société Netram s’est dotée d’une interface directe avec Chorus pro (Flux EDI) au niveau de la dématérialisation de ses factures, ce qui facilite le dépôt en ligne de ces dernières dans le cadre des normes définies par l’AIFE.

Un compte administrateur pourra aussi être mis en place. Ce dernier pourra superviser les activités en ligne des autres utilisateurs et seul sa validation permettra les confirmations de commande en ligne; il aura aussi accès à l’ensemble des documents de ventes et devis réalisés par les différents utilisateurs.

Nos outils de gestion nous permettent de réaliser des statistiques reprenant les numéros de commandes, factures, produits et leurs désignations sur des périodes définies par l’administration ( trimestrielles , semestrielles, annuelles..)

Concernant le SAV, un formulaire en ligne est disponible, il permet de déclarer tous problèmes allant de l’erreur de livraison et/ou commandes, à la mise en place d’un échange dans le cadre de la garantie d’un produit. Cette interface simple et claire offre aux utilisateurs la possibilité de faire leur déclaration rapidement en intégrant les éléments relatifs à la commande et au produit. Ces données permettent à Netram de gérer rapidement ces demandes auprès des constructeurs afin d’assurer une réactivité optimale.

Des réunions physiques ou téléphoniques pourront aussi être réalisées de manières régulières ou ponctuelles afin de présenter notre fonctionnement et de rencontrer les interlocuteurs principaux dans un premier temps et échanger sur le déroulement du marché et les éventuels axes d’amélioration par la suite.

Dans tout ces documents de ventes (Devis, factures, bons de livraison, Avoir…), la société Netram fait apparaître les éléments nécessaires au bon déroulement du traitement de la facture et de la réalisation du service fait. Les numéros de marchés, de commandes, de services, taux de remise, prix avant et après remise apparaissent systématiquement sur l’ensemble des documents réalisés.

Notre transporteur TNT, partenaire historique de la société Netram, nous donne la possibilité d’adapter nos livraisons aux besoins propres des administrations, horaires de livraison entre 9h et 12h, appel au responsable de la commande en cas de problème d’identification de l’adresse, mise à disposition d’une preuve de livraison scannée à J+1 après la livraison. Nous sommes donc à même de gérer et d’assurer des livraisons multi-sites pour des administrations auxquelles sont rattachées plusieurs entités situées à différents points géographique.